Documentation

Ce guide s’adresse aux administrateurs et aux valideurs des collectivités et des associations. Il décrit la version pilote de CIVICA : les fonctions en préparation n’y figurent pas.

Rôles et droits

Rôle	Ce que vous pouvez faire	Double authentification
Administrateur	Créer, modifier, publier et clôturer les actions de sa structure. Traiter les initiatives proposées par les porteurs de carte. Demander la création d’accès pour des valideurs et des lecteurs.	Obligatoire
Valideur	Valider ou rejeter les participations de son périmètre.	Obligatoire
Lecteur	Consulter les actions de son périmètre. Ne modifie rien.	Facultative

Tous les rôles voient les actions accessibles à leur structure. La création d’un administrateur est réservée à DMMF.

Périmètre de chaque structure

Une association voit uniquement les actions de son association.
Une commune voit toutes les actions de la commune, y compris celles des associations locales.
L’équipe DMMF habilitée dispose des accès nécessaires à l’exploitation, à la sécurité et au support du service.

Première connexion et double authentification

Pendant le pilote, DMMF crée votre compte. CIVICA n’envoie pas de courriel : votre identifiant, votre mot de passe et la clé de double authentification vous sont transmis séparément, par des canaux différents.
Ouvrez l’espace institutionnel, puis saisissez votre identifiant et votre mot de passe.
Administrateurs et valideurs : enregistrez la clé dans une application d’authentification, puis saisissez le code à 6 chiffres qu’elle affiche. Si le code est refusé, attendez le suivant : il change toutes les 30 secondes.

L’activation d’un compte en libre-service, avec QR code et codes de récupération, est en préparation.

Obtenir des accès pour un valideur ou un lecteur

Pendant le pilote, DMMF crée les accès des valideurs et des lecteurs, à la demande de l’administrateur de la structure. L’invitation depuis l’espace institutionnel est en préparation. La création d’un administrateur est réservée à DMMF.

Prévenez le support lorsqu’une personne quitte la structure : son accès doit être suspendu.

Créer et publier une action

Une action est rattachée automatiquement à votre structure : vous n’avez pas à choisir son propriétaire.

Champ	Précisions
Titre et description	Ce que voient les porteurs de carte.
Domaine d’activité	Un domaine parmi 14.
Type d’engagement	Participation, heures, quantité ou mission.
Unité	Pour une quantité, une unité explicite, par exemple le kilogramme. Les unités ne s’additionnent jamais.
Mode de participation	Participation unique, ou participations multiples avec, si besoin, une limite par carte et par jour.
Dates	Début et fin de l’action, et une date limite de validation facultative.
Statut	Brouillon, publiée, clôturée ou archivée.

Préparez l’action en brouillon, publiez-la quand elle est prête pour l’ouvrir, puis clôturez-la quand elle est terminée.

Traiter les initiatives des porteurs de carte

Un porteur de carte peut proposer une initiative à une association. L’administrateur de l’association l’accepte ou la rejette. Une initiative acceptée devient une action.

Valider ou rejeter les participations

Ouvrez la liste des participations à valider de votre périmètre.
Vérifiez la valeur, l’unité et la date déclarées.
Validez, ou rejetez en indiquant un motif : le motif est obligatoire pour un rejet.
Vous pouvez traiter plusieurs participations à la fois, par validation par lot.
Une participation rejetée apparaît comme « non retenue ». Elle peut être corrigée puis soumise à nouveau.

Suivre, exporter et rendre compte

Les tableaux de bord présentent l’engagement validé par unité : heures, missions, quantités et participations. Les unités ne s’additionnent jamais.
Les groupes de moins de 5 personnes sont masqués.
Les exports CSV et PDF portent sur la période de votre choix, pour les rôles habilités.
Le rapport d’activité automatique pour les associations est en préparation.

Preuves et corrections

Chaque validation laisse une preuve datée, enregistrée dans un registre en ajout seul. Une preuve ne se modifie pas. Une correction crée une nouvelle preuve qui renvoie à la précédente.

Bonnes pratiques de sécurité

Un compte par personne : ne partagez ni votre mot de passe ni vos codes.
Conservez vos codes de récupération ailleurs que sur l’appareil qui porte l’application d’authentification.
N’envoyez jamais de mot de passe, de code de sécurité ni de code complet de carte, même au support.
Prévenez le support lorsqu’une personne quitte la structure.

Lexique

Action: Activité citoyenne publiée par une association ou une commune (nettoyage, permanence, atelier…), sur laquelle les porteurs de carte déclarent leur participation.
Administrateur: Rôle qui gère les actions de sa structure et demande les accès de ses valideurs et lecteurs. La double authentification est obligatoire.
Agglomération: Regroupement de communes. Elle reçoit des totaux agrégés, jamais de listes de personnes.
Ancrage externe: Publication d’une empreinte d’un lot de preuves auprès d’un service extérieur, pour établir que ces preuves existaient à une date donnée. Cette fonction est prévue, pas encore en service.
Anonyme: Se dit d’une donnée qui ne permet plus, par aucun moyen raisonnable, de retrouver une personne. Les données de CIVICA sont pseudonymes, pas anonymes.
Association: Structure qui publie des actions, valide les participations de ses bénévoles et remet les cartes CIVICA.
Brouillon, publiée, clôturée, archivée: Statuts d’une action : en préparation, ouverte, terminée, rangée.
CAHM: Communauté d’agglomération Hérault Méditerranée, dont fait partie Agde.
Carte CIVICA: Carte pseudonyme dont le code de 12 chiffres est caché sous une couche à gratter. Elle ne porte ni nom ni compte.
Code de récupération: Code de secours, affiché une seule fois lors de l’activation de la double authentification, qui permet de se connecter sans l’application d’authentification.
Collectivité: Commune ou agglomération. Elle suit les actions de son périmètre et décide de la reconnaissance.
Commune: Collectivité qui voit toutes les actions de son territoire, y compris celles des associations locales.
Convention du pilote: Accord qui fixe les rôles, les responsabilités et les règles du pilote entre DMMF, les collectivités et les associations.
Datasure: Prestataire d’horodatage qualifié, prévu pour horodater les lots de preuves lorsque l’ancrage externe sera activé.
Démonstrateur: Version de CIVICA utilisée pour montrer et tester le fonctionnement, avec des données fictives.
DMMF: Delta Multimedia France, société qui porte et exploite CIVICA.
Domaine d’activité: Catégorie qui classe une action, parmi 14 (par exemple le sport, l’environnement ou l’action sociale).
Double authentification: Seconde vérification à la connexion, avec un code à 6 chiffres produit par une application d’authentification.
DPO: Délégué à la protection des données : personne chargée de veiller à la protection des données personnelles.
eIDAS: Règlement européen sur l’identification électronique et les services de confiance. Il encadre notamment l’horodatage qualifié.
Empreinte: Suite de caractères calculée à partir d’un code. Elle permet de vérifier un code sans jamais le conserver.
Engagement: Ce que déclare un porteur de carte : des heures, des missions, des quantités ou des participations.
Espace citoyen: Espace accessible avec une carte CIVICA, pour déclarer ses participations et retrouver son historique. Il est en cours de finalisation pour le pilote.
Espace institutionnel: Espace des collectivités et des associations, accessible avec un compte habilité.
Habilitation: Droit d’accès d’une personne à une structure, avec un rôle.
Horodatage: Attestation qu’une donnée existait à une date et à une heure précises. Un horodatage qualifié est délivré par un prestataire reconnu au sens du règlement européen eIDAS.
Initiative: Idée d’action proposée par un porteur de carte à une association, qui la retient ou non.
Invitation: Lien transmis par un administrateur pour créer un accès. Cette fonction est en préparation pour le pilote.
Lecteur: Rôle qui consulte les actions de son périmètre sans rien modifier.
Non retenue: Statut d’une participation rejetée par un valideur. Elle peut être corrigée puis soumise à nouveau.
Participation: Déclaration faite avec une carte pour une action : une valeur, une unité et une date.
Périmètre: Ensemble des actions et des participations qu’un compte peut voir, selon sa structure.
Pilote: Phase d’essai avec quelques structures, en préparation sur le territoire d’Agde, Hérault Méditerranée.
Porteur de carte: Personne qui détient une carte CIVICA et déclare ses participations.
Preuve: Enregistrement daté d’une participation validée. Il ne se modifie pas.
Pseudonymisation: Remplacement du nom d’une personne par un identifiant, ici le code de la carte. Une association qui tient sa propre liste peut retrouver la personne.
Rapport d’activité: Document qui présente l’activité d’une association. Il est en préparation.
Reconnaissance: Ce que la collectivité décide d’attacher à l’engagement. CIVICA ne la décide pas.
Registre en ajout seul: Registre où l’on ne peut qu’ajouter des lignes : on ne modifie ni ne supprime rien.
Responsable de traitement: Organisation qui décide pourquoi et comment des données personnelles sont traitées.
Seuil de confidentialité: Règle qui masque les groupes de moins de 5 personnes dans les totaux.
Sous-traitant: Organisation qui traite des données personnelles pour le compte d’un responsable de traitement, selon ses instructions.
Territoire pilote: Agde, Hérault Méditerranée.
Unité: Ce que l’on compte : heures, missions, kilogrammes, litres ou participations. Les unités ne s’additionnent jamais.
Validation: Décision d’un valideur qui accepte ou rejette une participation. Elle peut porter sur plusieurs participations à la fois : c’est la validation par lot.
Valideur: Rôle qui valide ou rejette les participations de son périmètre. La double authentification est obligatoire.

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